Ostatnia aktualizacja: 10 sierpnia 2026
Jeżeli po lekturze artykułu o IOD zdecydowałeś się powołać go u siebie, lecz nie jesteś przekonany do outsourcingu, masz możliwość wyznaczenia i zgłoszenia inspektora na własną rękę. O różnicach w powołaniu zewnętrznego i wewnętrznego IOD przeczytasz w tym wpisie. Zapewne zadajesz sobie pytanie kto może zostać Inspektorem Ochrony Danych? Już śpieszymy Ci z odpowiedzią. IOD-a możesz rekrutować spośród własnych pracowników lub powierzyć tę funkcję specjaliście – zarówno zatrudnionemu w organizacji, jak i działającemu jako zewnętrzny inspektor w ramach umowy cywilnoprawnej. Procedura wyznaczenia, powołania i zgłoszenia IOD tylko pozornie wydaje się nieskomplikowana, dlatego też z pomocą przychodzi mój nowy cykl. Ma on za zadanie wprowadzić Cię w to zagadnienie, pomóc podjąć najlepsze decyzje oraz rozwiać ewentualne wątpliwości. Serię rozpoczyna artykuł na temat wyboru odpowiedniego kandydata na Inspektora Ochrony Danych.
Kto może zostać Inspektorem Ochrony Danych czyli wybór IOD
Jeżeli chcemy powołać IOD lub musimy to zrobić, a nie jesteśmy zdecydowani na outsourcing, musimy znaleźć odpowiedniego kandydata na to stanowisko. Teoretycznie jest to najprostsza część tworzenia tej funkcji. Jednakże tylko teoretycznie, zgodnie bowiem z art. 37 ust. 5 RODO, inspektorem może zostać osoba fizyczna (nie prawna), która posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe, a w szczególności fachową wiedzę na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności niezbędne do wypełnienia powierzonych mu zadań. W praktyce funkcję IOD może pełnić zarówno osoba zatrudniona w organizacji, jak i konkretny specjalista działający na rzecz administratora lub podmiotu przetwarzającego w ramach umowy cywilnoprawnej.
IOD powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje i fachową wiedzę
Jak wspomniano wyżej, art. 37 ust. 5 RODO zakłada, że IOD może zostać osoba fizyczna, która posiada odpowiednie kwalifikacje i fachową wiedzę. Jest to kryterium dosyć ogólne i zarazem trudne do spełnienia. Ochrona danych osobowych to bardzo szeroka dyscyplina, dlatego też kandydat na IOD powinien posiadać szeroką oraz interdyscyplinarną wiedzę. Szybki postęp techniczny wymaga bowiem ciągłego doskonalenia swoich kwalifikacji. Obecnie IOD nie tylko musi znać przepisy i praktykę ich stosowania, ale też świetnie orientować się w nowościach technicznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
IOD powinien ponadto posiadać odpowiednie przygotowanie z innych, ważnych dla wykonywania swojej funkcji dziedzin. Przykładowo można tu wskazać umiejętności z zakresu skutecznego dzielenia się wiedzą, komunikacji, zarządzania projektami, negocjacji czy mediacji.
Idealny IOD to prawnik czy informatyk?
Trudno zatem jednoznacznie stwierdzić jakie wykształcenie powinien posiadać „idealny” IOD: prawnicze czy może informatyczne, albo jeszcze jakieś inne?
W obecnym stanie prawnym na barkach IOD spoczywa tak szeroki wachlarz obowiązków, że najlepszym rozwiązaniem byłaby osoba posiadająca odpowiednie umiejętności w obu tych dziedzinach. Wiadomo jednak, że znalezienie takiego kandydata jest bardzo trudne. Ciekawym rozwiązaniem wydaje się więc prawnik, który hobbistycznie rozwija swoje informatyczne zdolności. Może to być rzecz jasna również informatyk z zacięciem prawniczym, choć z pewnością nie jest to zbyt popularny przypadek. Przy selekcji kandydatów nie można jednak skupiać się wyłącznie na tych dwóch kwestiach. Należy również pamiętać o pozostałych umiejętnościach potrzebnych do pełnienia stanowiska IOD, mających duże znaczenie dla komunikacji z pracownikami oraz zarządzania ochroną danych.
Oczywiście IOD nie musi być prawnikiem lub informatykiem, ale właśnie w wielu wypadkach to osoby z takim wykształceniem pełnią tę funkcję. Idealny kandydat na Inspektora powinien cechować się zrozumieniem i prawidłową interpretacją przepisów, wiedzą technologiczną, a także posiadać zdolności interpersonalne oraz organizacyjne. Wśród tych ostatnich można wymienić np. umiejętności zarządzania projektami, umiejętność występowania przed publicznością, a także utrwalania prawidłowego przepływu informacji w organizacji.
W zniwelowaniu problemu z brakiem kompetencji prawnych lub informatycznych może pomóc powołanie zespołu ds. ochrony danych osobowych. W skład takiego zespołu powinna wejść osoba posiadająca kompetencje o charakterze prawny, ale także osoba o kompetencjach informatycznych. Dzięki temu osoby te będą się uzupełniać przy wykonywaniu funkcji przy nadzorowaniu procesów ochrony danych.
Przedstawione wyżej rozważania nie są wymogami przewidzianymi w RODO, a jedynie wskazówkami do wyboru właściwego kandydata. Mimo że PUODO na etapie zgłoszenia IOD w dużej mierze opiera się na oświadczeniu administratora o stanie wiedzy kandydata na inspektora, organ może w toku kontroli i postępowań szczegółowo weryfikować faktyczny poziom kwalifikacji, niezależność oraz sposób wykonywania zadań IOD – inspektor nie może być figurantem. Za błędne należy uznać powołanie pracownika z „łapanki”, który nie jest przygotowany do pełnienia takiej funkcji. Należy również pamiętać, że wyznaczając na IOD własnego pracownika bardzo łatwo narazić go na konflikt interesów, a zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki, ale administrator lub podmiot przetwarzający muszą zapewnić, by nie powodowały one konfliktu interesów. W praktyce mówimy o konflikcie interesów zwłaszcza wtedy, gdy inspektor uczestniczy w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych osobowych albo wykonuje inne zadania, które utrudniają mu niezależną ocenę zgodności tych działań z przepisami.
Czy to wszystko?
Reasumując, kandydat na IOD powinien posiadać odpowiednią wiedzę do wypełniania swojej funkcji. Za posiadanie takiej wiedzy może być uznane m.in. ukończenie kursów z tej dziedziny, szkoleń dla Inspektorów Ochrony Danych lub posiadanie już określonej praktyki w tym zakresie. Są to przykładowe sposoby potwierdzania i rozwijania kwalifikacji, a nie sztywne, formalne wymogi wynikające z RODO.
Oczywiście nie jest to koniec doskonalenia się takiej osoby. IOD trzeba zapewnić dostęp do odpowiednich materiałów umożliwiających wypełnianie funkcji oraz poszerzanie wiedzy. Kluczowe jest jednak, by osoba kandydująca na stanowisko IOD posiadała niezbędne podstawy, na których będzie mogła budować swój warsztat pracy. Wynika to z bardzo prostej przyczyny, mianowicie wcześniej czy później dojdzie do weryfikacji umiejętności IOD zatrudnionego w Twojej organizacji. Wyznaczenie niewłaściwej osoby na to stanowisko może skończyć się nieprzyjemnościami w sądzie lub bliższą konfrontacją z PUODO.
Nie ulega wątpliwości, że wybór odpowiedniego kandydata na Inspektora Ochrony Danych jest bardzo ważny dla bezpieczeństwa danych osobowych. Wyznaczając odpowiednią osobę na tę funkcję, możemy wydatnie zmniejszyć ryzyko działań sprzecznych z RODO w przedsiębiorstwie oraz ewentualnych kar. IOD może także stanowić podporę ADO w codziennych wyzwaniach dotyczących ochrony danych osobowych. Jeżeli posiadasz już właściwą osobę na to stanowisko, możesz odetchnąć z ulgą i przejść do kolejnego etapu, jakim jest powołanie IOD. Jeżeli nie wiesz kogo powołać na tę funkcję, możesz jeszcze raz rozważyć powołanie zewnętrznego IOD.
FAQ o wyborze Inspektora Ochrony Danych
Nie, IOD może być zarówno pracownikiem administratora/podmiotu przetwarzającego, jak i osobą zewnętrzną świadczącą tę usługę na podstawie umowy cywilnoprawnej (outsourcing).
RODO wymaga, aby inspektorem była konkretna osoba, która posiada określone kwalifikacje i wiedzę – nawet jeśli usługa świadczona jest przez podmiot zewnętrzny, należy wskazać imiennie osobę pełniącą funkcję IOD.
Kandydat powinien posiadać kwalifikacje zawodowe oraz fachową wiedzę na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych, a także umiejętności potrzebne do wykonywania zadań określonych w art. 39 RODO (informowanie, doradzanie, monitorowanie zgodności, współpraca z organem).
Nie ma wymogu, aby IOD koniecznie był prawnikiem lub informatykiem; RODO mówi o kwalifikacjach i wiedzy fachowej, a nie o konkretnym kierunku studiów. Połączenie kompetencji prawnych i technicznych jest jednak w praktyce bardzo pożądane.
Nie ma formalnego obowiązku ukończenia konkretnego kursu czy posiadania certyfikatu – są to jedynie typowe sposoby zdobywania i potwierdzania wiedzy fachowej wymaganej przez RODO. Liczy się realna wiedza i umiejętności, nie sam „papier”.
Tak, choć samo zgłoszenie IOD do PUODO ma prostą formę, w toku kontroli i postępowań organ może szczegółowo oceniać kwalifikacje, niezależność i sposób wykonywania zadań inspektora, co potwierdzają decyzje dotyczące statusu IOD i konfliktu interesów.
Konflikt interesów występuje, gdy inspektor oprócz funkcji nadzorczych pełni zadania, które prowadzą do określania celów i sposobów przetwarzania (np. decyduje o procesach, środkach bezpieczeństwa, celach przetwarzania), albo jego inne obowiązki obiektywnie utrudniają niezależne wykonywanie roli IOD.
Co do zasady łączenie funkcji IOD z rolami, w których ustala się cele i środki przetwarzania (np. prezes zarządu, dyrektor jednostki) jest oceniane jako konflikt interesów i może skutkować naruszeniem art. 38 ust. 6 RODO oraz decyzjami PUODO.
Tak, IOD może mieć dodatkowe obowiązki, o ile administrator/podmiot przetwarzający zapewnią, że nie powodują one konfliktu interesów i nie podważają niezależności inspektora (np. nie są przedmiotem późniejszego monitorowania przez IOD).
Nie, obowiązek wyznaczenia IOD dotyczy tylko określonych kategorii podmiotów (m.in. organów i podmiotów publicznych, podmiotów prowadzących duże, systematyczne monitorowanie osób, dużą skalę szczególnych kategorii danych lub danych o wyrokach skazujących); w pozostałych przypadkach jest to świadomy wybór administratora/podmiotu przetwarzającego.
W praktyce znaczenie mają: dotychczasowe doświadczenie w ochronie danych, udział w projektach wdrożeniowych, przeprowadzone audyty, ukończone kursy/szkolenia branżowe oraz umiejętność stosowania przepisów do konkretnych procesów przetwarzania w organizacji.
Kompetentny, niezależny IOD realnie wspiera organizację w zapewnieniu zgodności z RODO, zmniejsza ryzyko naruszeń oraz kar i pomaga budować kulturę ochrony danych – co podkreślają poradniki PUODO oraz materiały UODO dotyczące zadań i roli inspektora.
Bardzo ciekawie napisane i przede wszystkim skrupulatnie. Temat szeroki jak rzeka. To prawda, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie na stanowisku IOD powinna bardzo dobrze znać prawo w tym zakresie:) z uwagi na to, że w pracy musiałam posiadać odpowiednie kompetencje i wiedzę to wybrałam studia podyplomowe na WSKZ z IOD. Bardzo ciekawie przygotowane materiały na wysokim poziomie, wiedza uzyskana podczas studiów przyadaje mi się w pracy codziennej.