Artykuł może być nieaktualny z powodu rozpoczęcia stosowania RODO.
Gdy rozpoczynamy pracę, pracodawca może żądać od nas przekazania mu określonych dokumentów. Mimo, że katalog dokumentów jakich można żądać jest jasno określony, często pracodawcy pozyskują dokumenty zawierające dane osobowe do których przetwarzania nie są uprawnieni.
Pracodawca w związku z nawiązaniem stosunku pracy może żądać od pracownika przedstawienia mu informacji określonych w art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. 2014 r. poz. 1502) oraz dokumentów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 nr 62 poz. 286 z pózn. zm., dalej zwane rozporządzeniem)
Zakres danych wnikający z art. 22 1 kp
Na podstawie art. 221 kodeksu pracy pracodawca może żądać od nas podania następujących danych osobowych:
1) imienia (imiona) i nazwiska;
2) imion rodziców;
3) daty urodzenia;
4) miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji);
5) wykształcenia;
6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
7) innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
8) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Dokumenty jakich można żądać na podstawie rozporządzenia
Rozporządzenie zostało uznane przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 marca 2000 r. (syg. I PKN 672/99) za „przepisy odrębnych ustaw” określone w art. 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tym artykułem przepisy rozporządzenia stosuje się jako lex specialis przed ustawą o ochronie danych osobowych.
Na podstawie §1 rozporządzenia Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
1)wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
2)świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3)dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4)świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5)orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6)innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
Jest to katalog zamknięty oraz w miarę jasny. Jednak dwa z tych podpunktów mogą budzić pewne wątpliwości, a mianowicie punkt 3 i 6.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
W przypadku dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe możemy odnaleźć takie dokumenty jak:
1)prawo jazdy w przypadku zatrudnienia na stanowisku np. kierowcy samochodu ciężarowego czy tramwaju;
2)dokumenty potwierdzające posiadanie określonych umiejętności w przypadku, gdy umiejętności te są wymagane w wykonywanej pracy. Ocena czy przekazania danego dokumentu może żądać pracodawca jest oparte o określenie czy dokument ten będzie potwierdzać umiejętności niezbędne do wykonywania pracy.
Inne dokumenty, których obowiązek przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
Drugą kategorią są inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów. Wśród tych dokumentów odnajdujemy między innymi takie dokumenty jak:
1)W przypadku pracowników będących cudzoziemcami – zezwolenia na pracę, wydanego przez wojewodę właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy (art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz.U.2015 poz. 149 j.t.);
2)W przypadku zatrudnienia w służbie cywilnej- zaświadczenia o niekaralności (zgodnie z art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, Dz.U.2014 poz.1111 j.t. )
W drugim wypadku nie jest to wyliczenie tylko przykładowe, zależeć ono będzie jednak od istnienia odrębnych przepisów prawa zezwalających na żądanie przedstawienia takich dokumentów.
Pracownik ma obowiązek przedstawić powyższe dokumenty w oryginale na żądanie pracodawcy do wglądu lub celem dokonania z nich odpisów (§1 ust.3 rozporządzenia)
Dodatkowe dokumenty, jakich może żądać pracodawca
Dodatkowo pracownik już z własnej inicjatywy może przedłożyć również i inne dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (§1 ust.2 rozporządzenia)
Podsumowanie
Zakres dokumentów jakich może żądać od nas pracodawca jest jasno określony. Pewne wątpliwości może budzić jednak określenie dokumentów potwierdzających określone kwalifikacje zawodowe. Przedstawienie takich dokumentów należy rozstrzygać każdorazowo. Ocenie powinno podlegać w tym wypadku czy dane dokumenty potwierdzają kwalifikacje niezbędne dla wykonywania określonej pracy.