Każdy kto poszukiwał kiedyś pracy zapewne nieraz spotkał się w ofercie z prośbą potencjalnego pracodawcy o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacji. Zapewne wielu słyszało również opowieści o tym, że brak zgody na przetwarzanie danych automatycznie dyskwalifikuje z procesu rekrutacyjnego. Nic bardziej mylnego! Twoja aplikacja nadal będzie brana pod uwagę, jednak musisz pamiętać, że istnieją pewne wyjątki.
Realizacja uprawnienia pracodawcy wynikająca z art 22 zn.1 kodeksu pracy
Art. 23 u.o.d.o. zawiera katalog przesłanek legalizujących przetwarzanie danych. Wszystkie przesłanki są od siebie autonomiczne oraz spełnienie co najmniej jednej z nich umożliwia zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych.
Wśród przesłanek, oprócz wyraźnej dobrowolnej zgody znajduje się również przesłanka przetwarzania danych w wypadku realizacji uprawnienia wynikającego z przepisu prawa. Art. 22 zn.1 kodeksu pracy uprawnia pracodawcę do wymagania od Ciebie informacji, których pozyskanie umożliwi zatrudnienie Cię w oparciu o umowę o pracę. Artykuł ten dodatkowo wyznacza zakres danych jakie powinieneś przekazać pracodawcy. Są to następujące informacje:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Szerszy zakres wymaga już pozyskania zgody, ale o tym dalej. Przetwarzanie przez pracodawce tych danych nie wymaga posiadania naszej zgody na to.
Przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Wśród przesłanek, oprócz wyraźnej dobrowolnej zgody znajduje się również przesłanka przetwarzania danych w wypadku niezbędności podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane są przetwarzane. Przesłanka ta umożliwia przetwarzanie danych osoby starającej się o prace, jednak tylko w wypadku zatrudnienia jej w oparciu o umowę cywilno-prawną. Ustawodawca wymaga dla legalności przetwarzania danych istnienia niezbędnych działań zmierzających do zawarcia umowy oraz woli osoby w postaci jej żądania.
Świadczenie może być oparte na różnych umowach, w tym: zlecenia bądź o dzieło. Działaniami niezbędnymi związanymi z zawarciem umowy będzie udział w postępowaniu rekrutacyjnym oraz związane z tym przesłanie dokumentów aplikacyjnych. Jednak zakres danych musi być jednak adekwatny do możliwości zawarcia umowy. Niemożliwość przetwarzania danych przez nas skutkować musi niemożliwością zawarcia z umowy. Również nasze dobrowolne działania w postaci przekazania przez nas dokumentów możemy uznać za nasze żądanie, by nasze dane były przetwarzane w celu zawarcia z nami umowy.
Gdy niezbędne będzie przekazanie przez nas zgody na przetwarzanie danych.
Niezbędność pozyskania zgody na przetwarzanie danych w toku rekrutacji na dane stanowisko jest mitem. Jednak istnieją dwa wyjątki, w których trzeba posiadać taka zgodę.
Branie udziału w innych postępowaniach rekrutacyjnych
Brak zgody wymaga jest tylko w wypadku pozyskania i przetwarzania danych, które wykorzystywane są tylko do rekrutacji na jedno konkretne stanowisko. Po zakończeniu rekrutacji wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe muszą zostać trwale zniszczone. By pozyskane dane móc wykorzystać również w rekrutacji na inne stanowisko wystarczy posiadać już wyraźną zgodę na przetwarzanie danych. Taka zgoda nie różni się od najczęściej występujących klauzul i może mieć postać:
Niniejszym wyrażam zgodę firmie X na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w moim CV na potrzeby teraźniejszych oraz przyszłych postępowań rekrutacyjnych.
Zgoda taka nie różni się za bardzo od powszechnie stosowanych zgód, jednak otwiera nam drogę do przetwarzania danych w nieograniczonej ilości postępowań rekrutacyjnych.
Dobrowolne podanie informacji stanowiących dane dodatkowe lub wrażliwe
Jeżeli chcesz dołączyć dane dodatkowe, wykraczające poza zakres art. 22 zn.1 kp, musisz dodatkowo do CV dołączyć klauzulę zgody. Dodatkowymi danymi o Tobie mogą być np. Twoje zdjęcie lub informacja o Twoich zainteresowaniach.
Przetwarzanie danych wrażliwych odznacza sie innymi przesłankami legalizującymi je. Określone są one w art. 27 u.o.d.o. Nie znajdujemy tu już jednak przetwarzania, w związku z realizacja umowy czy działań niezbędnych przed jej zawarciem. Pracodawca by móc przetwarzać Twoje wrażliwe dane osobowe musi posiadać Twoją zgodę lub przepis prawny pozwalający mu przetwarzanie ich.
Dane wrażliwe rzadko są wymagane przez pracodawców. By je przetwarzać muszą mieć uprawniający ich do tego przepis prawny. Takim przepisem może być np. ustawodawstwo prawa pracy a w szczególności przepisy ochrony macierzyństwa, w przypadku pracy mogącej zagrozić ciąży.
Jeżeli jednak z jakiegoś powodu chcesz dobrowolnie podać informację stanowiące dane wrażliwe musisz w dokumentach aplikacyjnych zawrzeć pisemną zgodę na ich przetwarzanie. Przy czym musi być zachowana forma pisemna, więc wysłanie zgody w postaci elektronicznej( jeżeli nie będzie opatrzone podpisem kwalifikowanym) będzie nieważne.
Brak takiej zgody powoduje niemożliwość przetwarzania ich przez pracodawcę. Jedyną czynnością jaką pracodawca może legalnie dokonać jest trwale usunięcie takiego CV. By podać taką daną musisz umieścić następującą klauzulę:
Brak takiej zgody powoduje niemożliwość przetwarzania ich przez pracodawcę. Jedyną czynnością jaką pracodawca może legalnie dokonać jest trwale usunięcie takiego CV. By podać taką daną musisz umieścić następującą klauzulę:
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w tym także danych szczególnie chronionych znajdujących się w dokumentach aplikacyjnych przez firmę X w celach związanych z rekrutacją pracowników
Co powinien wobec tego umieścić pracodawca w ogłoszeniu o pracę?
Nieobowiązkowość zgody, nie oznacza jednak, że pracodawca nie musi informować o niczym swojego potencjalnego pracownika. Na pracodawcy wciąż ciążą obowiązki informacyjne z art.24 u.o.d.o. Pracodawca musi wówczas poinformować o:
1) adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
2) celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
3) prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
4) dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
Podsumowanie
Mitem jest, że w każdy CV musi znajdować się zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda jest jedną z przesłanek umożliwiających przetwarzanie danych osobowych. Inną podstawa może być również przetwarzanie danych w oparciu o przesłankę wykonania umowy lub podjęcia działań niezbędnych przed zawarciem umowy. Przesłana ta umożliwia przetwarzanie danych jednak tylko w jednym konkretnym postępowaniu rekrutacyjnym. By móc brać udział w innych postępowaniach niezbędne jest już wyrażenie zgody na przetwarzanie danych. Podobnie jest, gdy w swoim CV chcesz umieści dane wrażliwe określone w art. 27 u.o.d.o.
A według Was czy zawsze niezbędne jest umieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych? Czy można nie umieszczać zgody także na innej podstawie? Może znacie jeszcze inne wyjatki, dla który trzeba umieścić zgodę na przetwarzanie.
Swoją opinia lub komentarzem podziel się poniżej. Jeżeli uważasz artykuł za interesujący podziel się nim z innymi za pomocą poniższych przycisków.
Nie zapomni też ocenić go za pomocą gwiazdek, pomoże mi to pisać jeszcze lepsze teksty!
Jeżeli chcesz być na bieżąco podążaj za mną na serwisach społecznościowych: facebook, twitter, linkedin, google+ lub zapisz się na newsletter! [wysija_form id=”2″]
Nie zapomni też ocenić go za pomocą gwiazdek, pomoże mi to pisać jeszcze lepsze teksty!
Jeżeli chcesz być na bieżąco podążaj za mną na serwisach społecznościowych: facebook, twitter, linkedin, google+ lub zapisz się na newsletter! [wysija_form id=”2″]