Od 1 stycznia 2015 roku obowiązują nowe przepisy ułatwiające przestrzeganie ochrony danych osobowych przez Administratorów Danych Osobowych. Jest łatwiej, jednak by można było z tego skorzystać w naszej strukturze organizacyjnej mus być powołany i zgłoszony do GIODO- Administrator Bezpieczeństwa Informacji. Jeżeli jeszcze nie powołałeś ABI-ego, to czas najwyższy zapoznać się z ułatwieniami, które dzięki niemu zyskasz.

Nowe przepisy, które weszły w życie od nowego roku wprowadzają liczne zmiany. Zmiany te mogą okazać się całkiem sporym uproszczeniem dla Administratorów Danych Osobowych (dalej ADO). Nowelizacja wprowadza w szczególności zwolnienia w rejestracji baz danych, nowe obowiązki Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz ich jawny rejestr. Z uproszczeń możemy skorzystać jednak tylko w wypadku powołania i zgłoszenia ABI-ego do GIODO. Jakie są inne powody dla których powinniśmy go powołać?

1. Zwolnienie z obowiązku rejestracji zbiorów danych

Pierwszym powodem dla którego powinniśmy powołać ABI-ego w naszym przedsiębiorstwie, instytucji lub jednostce samorządu terytorialnego jest zwolnienie nas z obowiązku rejestracyjnego. Zwolnieniem są objęte zbiory danych w których nie przetwarzamy danych szczególnie chronionych (art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych). Zwolnienie obejmuje zbiory przetwarzane zarówno w  systemach teleinformatycznych, jak i w zbiorach papierowych. W przypadku nie powołania go nowe przepisy zwalniają nas tylko z rejestracji tych ostatnich zbiorów (z wyjątkiem zbiorów w których przetwarzamy dane wrażliwe- je zawsze rejestrujemy). Brak powołania administratora bezpieczeństwa informacji skutkuje tym, że nadal musimy rejestrować zbiory znajdujące się w systemach informatycznych, których przetwarzanie w każdym z podmiotów czy to publicznych czy prywatnych stanowi „chleb powszedni” ich działalności.

2. Oddelegowanie obowiązków związanych z nadzorem nad przestrzeganiem danych osobowych

Powołanie ABI-ego w nowym stanie prawnym zdejmuje dodatkowo z ADO obowiązek wykonywania nadzoru wewnętrznego nad bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych w jednostce organizacyjnej.  W razie nie powołania ABI-ego administrator danych musi sam przeprowadzać czynności polegające na:

1. sprawdzaniu zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych

2. zapewnianiu opracowywania i aktualizowania dokumentów opisujących sposób przetwarzania danych oraz środki ochrony tych danych w tym: polityki bezpieczeństwa informacji oraz instrukcji bezpieczeństwa systemów informatycznych. Dodatkowo musi nadzorować przestrzeganie zasad w nich określonych.

3. zaznajamianiu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych.

Ilość zadań jakie przenosimy na ABI-ego jest znaczna. Odciąża to w zupełności nas z wielu obowiązków. Powołanie ABI nie wyłącza jednak odpowiedzialność, ale może znacznie obniżać jej ryzyko.

3. Administrator Bezpieczeństwa Informacji , a nie GIODO może przeprowadzić kontrole

W nowelizacji ustawy został dodany również art. 19b. Umożliwia on odstąpienie od kontroli przez GIODO oraz przekazanie przeprowadzenia przez ABI-ego wpisanego do rejestru, czynności polegających na sprawdzeniu zgodności przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami. Zakres kontroli zostaje wskazany przez GIODO zarejestrowanemu ABI-emu. Trzeba pamiętać, że nie wyłącza to oczywiście możliwości GIODO do późniejszej kontroli. Powołanie ABI-ego uchroni nas wobec tego przed każdorazową wizytą Inspektorów w naszej jednostce organizacyjnej w przypadku zgłoszenia do nich naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Dodatkowo w nowym stanie prawnym administrator bezpieczeństwa informacji musi przedstawiać ADO sprawozdanie z zgodności przetwarzania danych z przepisami prawa. Ta druga instytucja umożliwia ADO kontrolę oraz aktualną wiedze o zgodności przetwarzania danych.

4. Wyznaczane innych obowiązków

Nowa ustawa umożliwia również wyznaczenie i innych obowiązków ABI-emu. Obowiązki te nie mogą jednak naruszać prawidłowego wykonywania obowiązków ABI. Może być to wobec tego przeprowadzanie szkoleń innym pracownikom lub doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych.

5. Obniżenie kosztów

Podsumowanie

A według Ciebie czy naprawdę warto go powoływać? Może ustawowe obowiązki nie są, aż tak uciążliwe byś sam mógł je dźwigać?